bexio Cockpit für Treuhänder: Überblick und Start

Das bexio Cockpit ist der digitale Arbeitsplatz für Treuhänder. Es zeigt alle bexio-Mandanten in einer Übersicht, liefert Kennzahlen aus der Buchhaltung und organisiert Aufgaben des Teams als Prozesse mit Arbeitsschritten. Laut bexio ist das Cockpit für Treuhänderinnen und Treuhänder kostenlos. Sie erreichen es über cockpit.bexio.com.

Was das Cockpit bietet

Mandanten

Im Reiter «Mandanten» sehen Sie alle Mandanten als Kacheln oder Liste. Sie filtern und sortieren die Ansicht. Mit dem Filter «Meine Mandanten» zeigt das Cockpit nur diejenigen, bei denen Sie im bexio Office als Treuhand-Benutzer hinterlegt sind. Einzelne Mandanten markieren Sie mit dem Stern als Favoriten. In die Buchhaltung eines Mandanten steigen Sie über das Drei-Punkte-Menü der Liste oder über den Link auf der Kachel ein. Umgekehrt kommen Sie aus dem bexio Office eines Mandanten mit «Zum Cockpit» zurück.

Mit «Mandant hinzufügen» legen Sie neue Mandanten an. Wie das funktioniert, zeigt der Beitrag Mandanten im bexio Cockpit anlegen.

Kennzahlen

Die Kennzahlen eines Mandanten kommen direkt aus der bexio-Buchhaltung und werden täglich synchronisiert. Verzögerungen von bis zu 48 Stunden sind möglich. Sie wählen Geschäftsjahr und Zeitraum und können einen Vorjahresvergleich zuschalten. Verfügbar sind:

• Erfolg: Bruttogewinn, EBIT, EBIT-Marge, EBITDA, EBITDA-Marge
• Liquidität: operativer Cashflow, flüssige Mittel
• Bilanz: Quick Ratio, Working Capital, offene Debitoren, offene Kreditoren

Zu jeder Kennzahl hinterlegen Sie Notizen. Unten auf der Seite richten Sie Warnungen ein, die in der Detailansicht und in der Mandantenübersicht erscheinen. Pro Kennzahl sind beliebig viele Warnungen möglich. Für Mandanten ohne bexio gibt es keine Kennzahlen.

Prozesse und Arbeitsschritte

Ein Prozess besteht aus einem oder mehreren Arbeitsschritten und gehört zu einem Mandanten. Sie definieren Name, Zuständigkeit und Fälligkeit, optional eine Kategorie und einen kurzen Beschreibungstext. Prozesse können einmalig oder wiederkehrend sein. Bei wiederkehrenden Prozessen legt das System nach der Fälligkeit automatisch einen neuen an, etwa für die monatliche Lohnabrechnung. Admins speichern einen Prozess als Vorlage und wenden ihn beim nächsten Mandanten an. Jeder Benutzer sieht nur die Arbeitsschritte, für die er zuständig ist.

Firmenprofil im Treuhänderverzeichnis

Unter «Firma» in den Einstellungen pflegen Sie Ihre Stammdaten. Dort können Sie Ihre Firma auch im bexio-Treuhandverzeichnis anzeigen, mit Logo, Firmenslogan, Kurzbeschreibung und Porträt als PDF. Für das Verzeichnis nennt die Hilfe als Voraussetzung einen Partnerstatus ab Bronze.

Registrierung Schritt für Schritt

Es gibt drei Wege in das Cockpit.

1. Über die Website: Auf bexio.com wählen Sie «Für Treuhänder» und «Jetzt kostenlos registrieren». Sie geben Namen und E-Mail-Adresse ein und klicken auf «Kostenlos registrieren». Eine E-Mail mit Bestätigungslink folgt, danach setzen Sie ein Passwort.
2. Über einen Mandanten: Der Mandant lädt Sie im bexio Office als Treuhänder ein. Sie erhalten eine E-Mail, klicken auf «Auf Einladung antworten» und erstellen den Treuhandbenutzer mit Passwort.
3. Über einen Cockpit-Admin: Ein Admin lädt Sie als Teammitglied ein.

Danach erstellen Sie ein neues Cockpit oder treten einem bestehenden bei. Für ein neues Cockpit wählen Sie «Neues Cockpit erstellen», füllen die Angaben Ihrer Treuhandfirma aus und klicken auf «Unternehmenskonto erstellen». Die Angaben ändern Sie später in den Firmeneinstellungen. Für ein bestehendes Cockpit lädt Sie ein Admin über die Einstellungen im Bereich «Team» ein. Sie nehmen die Einladung per E-Mail an.

Wichtig: Wollen Sie in mehreren Cockpits arbeiten, brauchen Sie dafür jeweils eine andere E-Mail-Adresse.

Einstellungen und Rollen

Die Einstellungen öffnen Sie über das Zahnrad. Sie sind nur für Admins sichtbar und umfassen vier Bereiche:

Es gibt zwei Rollen. Admins sehen die Einstellungen, weisen Teammitgliedern Mandanten zu und erstellen Prozessvorlagen. Teammitglieder arbeiten mit den ihnen zugewiesenen Mandanten. Tritt ein Treuhänder bei der Registrierung selbst Ihrem Cockpit bei, erscheint er mit dem Status «Beantragt». Sie nehmen ihn über das Drei-Punkte-Menü an oder lehnen ihn ab. Die Rolle eines Teammitglieds ändern Sie auf dessen Profilseite. Die Änderung gilt sofort.

Zugriff auf einen Mandanten

Ein neues Teammitglied sieht nicht automatisch alle Mandanten. So geben Sie Zugriff:

1. Öffnen Sie den Mandanten im Cockpit und wechseln Sie in dessen Einstellungen.
2. Wählen Sie das Teammitglied und klicken Sie auf «Teammitglied hinzufügen».
3. Der Status lautet nun «Zugriff angefragt». Der Mandant erhält eine E-Mail und bestätigt im bexio Office.
4. Nach der Bestätigung steht der Status auf «Verbunden».

Der Mandant muss Treuhand-Teammitglieder aus Datenschutzgründen einzeln bestätigen. Eine Zugriffsvergabe ohne Bestätigung gibt es laut bexio nicht. Sehen Sie bei einem Mandanten den Reiter «Kennzahlen» nicht, fehlt entweder die Bestätigung oder dem Treuhand-Benutzer die Berechtigung auf das Modul Buchhaltung im bexio Office.

Was das für Sie als Mandant bedeutet

Nutzt Ihr Treuhänder das Cockpit, sieht er die Kennzahlen Ihrer Buchhaltung, sobald Sie ihm Zugriff gegeben haben. Sie bestätigen die Einladung im bexio Office und bestimmen mit den Berechtigungen, was er sehen darf. Wie die Zusammenarbeit aufgebaut ist, beschreibt der Beitrag Zusammenarbeit mit dem Treuhänder in bexio.

Häufige Fragen

Was kostet das Cockpit?

Es ist laut bexio für alle Treuhänderinnen und Treuhänder kostenlos.

Kann ich auch Mandanten ohne bexio im Cockpit führen?

Ja. Sie können Non-bexio-Mandanten erfassen und Prozesse für sie erstellen. Kennzahlen stehen für diese Mandanten nicht zur Verfügung. Voraussetzung ist die Verbindung Ihres eigenen bexio-Kontos mit dem Cockpit.

Warum sehe ich das Zahnrad nicht?

Die Einstellungen sehen nur Benutzer mit der Rolle Admin. Ein Admin kann Ihre Rolle unter «Team» ändern.

Fazit

Das bexio Cockpit gibt Treuhändern eine zentrale Sicht auf Mandanten, Kennzahlen und Aufgaben. Sie registrieren sich in wenigen Schritten, erstellen oder betreten ein Cockpit und verbinden die Mandanten, die dem Zugriff zustimmen. Klären Sie früh, wer im Team Admin ist, denn nur Admins steuern Rollen, Vorlagen und die Zuweisung der Mandanten. Wechselt ein Mandant das Treuhandunternehmen, zeigt der Beitrag Treuhandunternehmen wechseln die Schritte.