Kinderzulagen in bexio abrechnen

Kinderzulagen erfassen Sie in bexio beim Mitarbeitenden im Reiter «Kinder»: Name, Geburtsdatum, Zulagenart und den Monatsbetrag laut Entscheid der Familienausgleichskasse (FAK). Danach führt bexio die Zulage in jedem Lohnlauf automatisch auf. Anspruch und Höhe prüft die FAK, nicht die Software.

Voraussetzungen und Anspruch

Als Arbeitgeber müssen Sie sich in jedem Kanton, in dem Sie Sitz oder Zweigniederlassung haben und Personal beschäftigen, einer Familienausgleichskasse anschliessen. Das gilt auch, wenn niemand Ihrer Mitarbeitenden Kinder hat (Merkblatt 6.08 der AHV/IV-Informationsstelle). Die Zulagen zahlen Sie in der Regel zusammen mit dem Lohn aus (Art. 15 Abs. 2 FamZG). Der Anspruch entsteht und erlischt mit dem Lohnanspruch (Art. 13 Abs. 1 FamZG).

Das Gesetz legt Mindestbeträge und Zeiträume fest:

Quelle der Beträge und Zeiträume ist Art. 3 und 5 FamZG. Einzelne Kantone zahlen mehr und kennen zusätzlich Geburts- und Adoptionszulagen.

Bei Teilzeit gilt: Es werden nur ganze Zulagen ausgerichtet. Die vollen Zulagen erhält, wer mindestens CHF 630.00 pro Monat bzw. CHF 7'560.00 pro Jahr verdient (Art. 13 Abs. 3 FamZG, Merkblatt 6.08, Stand 1. Januar 2025). Für jedes Kind gibt es nur eine Zulage. Arbeiten beide Eltern, bestimmt eine Rangordnung, wer sie bezieht. Mitarbeitende müssen Änderungen wie Geburt, Ausbildungsbeginn oder Trennung unaufgefordert melden.

Kinder in bexio erfassen

Legen Sie die Zulage erst an, wenn Ihnen die Anmeldung bei der FAK bestätigt und der Entscheid vorliegt. So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie «Mitarbeiter» und wählen Sie die Person.
2. Klicken Sie auf den Reiter «Kinder» und dann auf «Hinzufügen».
3. Erfassen Sie Name, Geburtsdatum und Geschlecht des Kindes. Die AHV-Nummer ist nicht zwingend.
4. Wählen Sie die Zulagenart, zum Beispiel Kinderzulage oder Ausbildungszulage.
5. Geben Sie den monatlichen Betrag gemäss FAK-Entscheid ein.
6. Speichern Sie die Angaben.

bexio fügt das Gültigkeitsdatum bei Kinderzulagen automatisch ein. Laut Hilfe gilt die Zulage ab dem Folgemonat nach der Geburt bis zum 18. Lebensjahr. Bei der Ausbildungszulage lässt sich kein Start- und Enddatum eintragen. Das Gesetz nennt für die Kinderzulage dagegen den Geburtsmonat als Beginn und das Ende des Monats, in dem das Kind 16 wird. Vergleichen Sie deshalb Beginn, Ende und Betrag mit dem Entscheid der FAK. Weichen sie ab, klären Sie das mit der FAK, bevor Sie Lohnabrechnungen abschliessen.

Beginnt eine Ausbildung, ändern Sie die Zulagenart auf Ausbildungszulage und passen den Betrag von Hand an. Weitere Mutationen zeigt Mitarbeitende in bexio erfassen und mutieren.

Abrechnung im Lohnlauf

Ist die Zulage im Stamm hinterlegt, erscheint sie in jeder neuen Lohnabrechnung. Das sollten Sie wissen:

• Sozialversicherungen: Familienzulagen im orts- oder branchenüblichen Rahmen gehören nach Art. 6 Abs. 2 Bst. f AHVV nicht zum Erwerbseinkommen. Laut bexio-Hilfe fallen darauf keine Abzüge für AHV, IV, EO und ALV an.
• Quellensteuer: Die Zulage ist steuerbar. Das Kreisschreiben Nr. 45 der ESTV zählt Familienzulagen in einem Beispiel zu den steuerbaren und satzbestimmenden Einkünften.
• Teilzeit: Laut Hilfe kürzen die meisten Kantone die Zulage bei Teilzeit nicht mehr. Im Zweifel fragen Sie die Ausgleichskasse.
• Ein- und Austritt im Monat: bexio rechnet keine anteilige Zulage. Die Regeln unterscheiden sich je nach Kanton und FAK, klären Sie das vorab.
• Lohnausweis: Zulagen gehören nach der Wegleitung zum Lohn in Ziffer 1 (Rz 15). Wie der Lohnausweis entsteht, steht in Lohnausweis mit bexio erstellen.

Für die Abrechnung mit der FAK öffnen Sie «Dokumente» → «Jahresmeldungen». Die FAK-Abrechnung zeigt die Summe aller ausbezahlten Zulagen, die Sie mit der FAK verrechnen können. Zum monatlichen Ablauf lesen Sie Lohnabrechnung erstellen und per E-Mail versenden.

Sonderfälle: Genf und freiwillige Zulagen

Kanton Genf: Laut bexio-Hilfe zahlt die Ausgleichskasse die Zulagen dort in der Regel direkt an die Mitarbeitenden. Sie müssen auf der Lohnabrechnung trotzdem erscheinen, weil sie quellensteuerpflichtig sind. Erfassen Sie sie in diesem Fall nicht unter «Kinder». Fügen Sie stattdessen beim Mitarbeitenden unter «Grundlohndaten» die Lohnart 3002 «Kinderzulagen bezahlt durch FAK (Genf)» hinzu und tragen Sie den Monatsbetrag ein. Er dient nur als Basis für die Quellensteuer und wird nicht zum Auszahlungsbetrag addiert.

Freiwillige Zulagen: Leistungen aus Arbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag gelten nicht als Familienzulagen im Sinn des Gesetzes (Art. 3 Abs. 2 FamZG). bexio bietet dafür zwei Lohnarten, 3005 und 3006, die Sie unter «Grundlohndaten» hinzufügen. Welche passt, hängt davon ab, ob die Zulage nach den Richtlinien Ihrer Ausgleichskasse beitragspflichtig ist. Laut Hilfe gelten freiwillige Zulagen in der Regel als massgebender Lohn, dann sind sie voll abzugspflichtig. Klären Sie das im Zweifel mit der Ausgleichskasse.

Wenn der Lohn ausfällt

Bei Krankheit oder Unfall werden die Zulagen im laufenden Monat und in den drei folgenden Monaten weiter ausgerichtet, auch wenn der gesetzliche Lohnanspruch erloschen ist. Dasselbe gilt bei unbezahltem Urlaub. Bei Mutterschaftsurlaub bleibt der Anspruch während höchstens 16 Wochen bestehen (Art. 10 FamZV). Wie Sie Abwesenheiten erfassen, zeigt Abwesenheiten von Mitarbeitenden erfassen.

Häufige Fragen

Wer erhält die Zulage, wenn beide Eltern arbeiten?

Nur ein Elternteil erhält die Zulage. Die Reihenfolge ergibt sich aus einer gesetzlichen Rangordnung, die Differenz zu einem höheren Ansatz im Kanton des anderen Elternteils kann als Differenzzahlung anfallen. Die FAK klärt das.

Kann eine Zulage rückwirkend ausbezahlt werden?

Ja, ein rückwirkender Anspruch besteht für höchstens fünf Jahre ab dem Zeitpunkt, in dem die Zulagen geschuldet waren. Zu Unrecht bezogene Zulagen sind zurückzuerstatten (Merkblatt 6.08).

Muss ich bei Mitarbeitenden ohne Kinder etwas tun?

Der Anschluss an eine FAK ist Pflicht, auch wenn niemand Kinder hat. Zulagen erfassen Sie erst, wenn ein Anspruch besteht.

Fazit

In bexio ist die Erfassung einfach, die fachliche Prüfung bleibt bei Ihnen und der FAK. Hinterlegen Sie Betrag und Zulagenart gemäss Entscheid, vergleichen Sie die automatisch gesetzten Daten mit den gesetzlichen Zeiträumen und beachten Sie die Sonderfälle bei Ein- und Austritt, Genf und freiwilligen Zulagen.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.