Mandanten im bexio Cockpit anlegen

Einen Mandanten legen Sie im bexio Cockpit im Reiter «Mandanten» mit «Mandant hinzufügen» an. Je nach Ausgangslage gibt es drei Wege: ein neues bexio-Konto für einen Neukunden, die Einladung durch einen Mandanten, der bexio bereits nutzt, oder ein Non-bexio-Mandant, den Sie nur im Cockpit führen.

Welcher Weg passt?

Die Kontoarten im Überblick

Beim Anlegen eines neuen Kontos wählen Sie zuerst die Art. bexio kennt drei:

• Klassisches bexio-Konto für Mandanten: Sie erstellen das Konto, richten die Buchhaltung ein und laden den Mandanten ein. Der Mandant bestellt sein Paket selbst, Sie haben keinen Zugriff auf den Checkout. Der Mandant bezahlt die Rechnung.
• Mandanten-Konto: Sie sind Besitzer und verwalten das Konto. Sie haben Zugriff auf Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung Ihrer Mandanten, führen die Bestellung durch und erhalten die Rechnung von bexio. Diese können Sie an den Mandanten weiterverrechnen. bexio empfiehlt für die Zahlung mehrerer Konten eine Kreditkarte.
• bexio-Konto für mich selber: Ein normales Konto für Ihre eigene Firma, so als wäre es direkt über die Website erstellt worden.

Klären Sie die Kontoart vor dem Start mit dem Mandanten. Sie bestimmt, wer bestellt, wer bezahlt und wer das Konto besitzt.

Weg 1: Neues bexio-Konto für einen Mandanten

1. Öffnen Sie das Cockpit und wählen Sie den Reiter «Mandanten».
2. Klicken Sie rechts auf «Mandant hinzufügen».
3. Schritt 1 von 5: Wählen Sie die Kontoart.
4. Schritt 2: Tragen Sie die Stammdaten ein, etwa Firmenname und Rechtsform. Anhand der Rechtsform importiert bexio den passenden Kontenplan nach dem neuen Rechnungslegungsrecht.
5. Schritt 3: Laden Sie bei Bedarf das Firmenlogo hoch.
6. Schritt 4: Legen Sie die Währung fest, in der die Buchhaltung geführt wird (Stammwährung). Sie lässt sich nachträglich nur ändern, wenn im Journal keine einzige Buchung steht.
7. Schritt 5: Hinterlegen Sie die Mehrwertsteuer-Einstellungen, zum Beispiel Methode und MWST-Nummer.

Achtung bei der Mehrwertsteuer: Hinterlegen Sie die Einstellung schon in Schritt 5 korrekt, bevor gebucht wird. Sind bereits Buchungen im Journal, wird die Umstellung der Besteuerungs- und Abrechnungsmethode erschwert oder blockiert.

Achtung beim Start: Ist der Vorgang einmal gestartet, lässt er sich nicht abbrechen. Haben Sie ihn versehentlich ausgelöst, schliessen Sie die Schritte mit Beispieldaten ab und kündigen den Test-Zugang danach in den Einstellungen.

Mandant benachrichtigen

Ist das Konto erstellt, klicken Sie im «Dashboard» auf «Mandant benachrichtigen». Der Mandant erhält von bexio eine E-Mail und setzt sich ein Passwort. Erst ab diesem Zeitpunkt läuft die Testphase von 30 Tagen. Sie haben also Zeit, das Konto in Ruhe einzurichten.

Das Konto einrichten

Im Dashboard sehen Sie die wichtigsten Einstellungen. Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:

1. Bankkonten: Legen Sie zuerst die Bank- und Kassenkonten an. Für jedes Bankkonto erstellt bexio im Hintergrund ein Konto im Kontenplan. Nummer und Bezeichnung dürfen Sie anpassen.
2. Steuersätze: Die gängigen Sätze sind vorhanden. Ergänzen Sie weitere mit der richtigen Ziffer und deaktivieren Sie nicht benötigte Sätze, damit der Mandant sie nicht aus Versehen wählt.
3. Kontenplan: Sie können Konten hinzufügen oder löschen, ausser es handelt sich um ein Systemkonto. Systemkonten sind mit einem Schloss gekennzeichnet. Zweckentfremden Sie sie nicht.
4. MWST-Grundeinstellungen und Geschäftsjahr: Prüfen Sie die Angaben und legen Sie abweichende Geschäftsjahre fest.
5. Dokumenteinstellungen: Bestimmen Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «Rechnungen» das Standard-Bankkonto und das Ertragskonto.

Weisen Sie den Mandanten darauf hin, dass er Konten und Mehrwertsteuersätze schon beim Anlegen seiner Produkte berücksichtigen soll. Nur so werden Buchungen korrekt automatisiert.

Weg 2: Mandant nutzt bereits bexio

Hier startet der Mandant den Vorgang. Er lädt Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Benutzer» → «Treuhänder einladen und verwalten» kostenlos als Treuhänder ein.

1. Teilen Sie dem Mandanten eine der im Cockpit hinterlegten Treuhand-E-Mail-Adressen mit. Sie finden sie in den Einstellungen unter «Team».
2. Nach der Einladung erhalten Sie eine E-Mail von bexio. Sie klicken auf den Button zur Einladung und loggen sich im Cockpit ein.
3. Im Reiter «Mandanten» sehen Sie die Einladung. Sie können sie annehmen oder ablehnen.

Bei einem klassischen Kundenpaket muss der Super-Admin des Mandanten aus Datenschutzgründen die Verbindung zusätzlich im bexio Office bestätigen. Der Mandant erhält dafür eine E-Mail. Erst danach haben Sie Zugriff. Wie Sie weitere Teammitglieder einbinden, zeigt der Beitrag bexio Cockpit für Treuhänder. Die Sicht des Kunden auf die Zusammenarbeit beschreibt Zusammenarbeit mit dem Treuhänder in bexio.

Weg 3: Non-bexio-Mandanten

Damit betreuen Sie im Cockpit auch Privatpersonen und Firmen, die mit einer anderen Software arbeiten. Sie erstellen Prozesse für sie und synchronisieren die Kontakte mit Ihrem bexio-Konto.

Voraussetzung: bexio-Konto verbinden

Ihr eigenes bexio-Konto muss mit dem Cockpit verbunden sein. Das geht über «Mandant hinzufügen» und «Non-bexio-Konto», oder über das Zahnrad unter «Firma» mit «bexio-Konto verbinden». Nur Admins können die Verbindung herstellen. Findet das Cockpit kein Konto, kann das folgende Gründe haben:

• Sie haben kein gültiges bexio-Konto, etwa weil die Testphase abgelaufen ist.
• Sie haben keine Superadmin-Rechte.
• Sie besitzen nur ein Treuhänder-Paket mit eingeschränkten Funktionen.
• Sie verwenden im Cockpit und im bexio Office unterschiedliche E-Mail-Adressen.

Ohne eigenes Konto können Sie über «bexio-Konto erstellen» eines anlegen. Dazu brauchen Sie die Admin-Rolle.

Mandanten erfassen

1. Klicken Sie in der Mandantenübersicht auf «Mandant hinzufügen» und wählen Sie «Non-bexio-Konto».
2. Wählen Sie einen bestehenden Kontakt aus Ihrem Kontaktmodul oder erstellen Sie einen neuen. Ohne bestehenden Kontakt klicken Sie auf «Weiter mit neuem Mandanten».
3. Erfassen Sie den Mandanten als Privatperson oder Firmenkontakt.
4. Klicken Sie auf «Fertig».

Entfernen und Archivieren

Einen Non-bexio-Mandanten entfernen Sie über das Drei-Punkte-Menü. Er bleibt dann als Kontakt in Ihrem bexio-Konto bestehen, und seine Prozesse bleiben erhalten. Sie lassen sich von Hand löschen. Archivieren Sie umgekehrt den Kontakt in bexio, verschwindet der Mandant aus dem Cockpit. Auch dann bleiben die Prozesse bestehen.

Häufige Fragen

Kann ich das Anlegen abbrechen?

Nein. Nach dem Start des Assistenten lässt sich der Vorgang nicht abbrechen. Das so erstellte Testkonto kündigen Sie anschliessend in den Einstellungen.

Wann beginnt die Testphase?

Die Testphase von 30 Tagen startet erst, wenn Sie den Mandanten benachrichtigt haben.

Gibt es Kennzahlen für Non-bexio-Mandanten?

Nein. Die Kennzahlen stehen laut bexio nur für Mandanten mit bexio zur Verfügung.

Fazit

Welchen Weg Sie wählen, hängt davon ab, ob der Mandant bexio schon nutzt. Für Neukunden führt der Assistent in fünf Schritten durch die Einrichtung, entscheidend sind Kontoart, Stammwährung und Mehrwertsteuer. Bestehende Kunden laden Sie als Treuhänder ein. Mandanten ohne bexio führen Sie im Cockpit als Non-bexio-Mandanten. Wechselt ein Mandant später zu einem anderen Büro, hilft der Beitrag Treuhandunternehmen wechseln.