n8n mit bexio verbinden: Zugang und Abläufe

n8n verbindet sich mit bexio über die offizielle Schnittstelle, und zwar mit dem HTTP-Request-Knoten. Sie richten einen Zugang ein, entweder per persönlichem Token oder per OAuth2, und rufen dann Endpunkte für Kontakte, Angebote oder Rechnungen auf. Dieser Beitrag zeigt beide Wege, drei Beispielabläufe mit Musterdaten und die Grenzen, an die Sie dabei stossen.

Zwei Wege zum Zugang

bexio unterscheidet in der Dokumentation zwei Arten, einen Zugang auszustellen. Beide richten Sie im Entwicklerportal von bexio ein (developer.bexio.com).

Das Token ist laut bexio für den persönlichen Gebrauch bestimmt und darf nicht weitergegeben werden. Für Abläufe, die dauerhaft im Betrieb laufen, ist deshalb OAuth2 die sauberere Wahl: Sie beschränken den Zugriff auf einzelne Berechtigungen, zum Beispiel contact_show für lesenden Zugriff auf Kontakte. Zugänge und Berechtigungen beschreibt bexio-API: Zugang und Token einrichten.

Wichtig für die Sicherheit: Der Zugriff läuft mit den Benutzerrechten der Person, die die Verbindung einrichtet. Ein Zugang kann also nie mehr, als dieser Benutzer in bexio darf. Richten Sie ihn mit einem Benutzer ein, der nur die nötigen Rechte hat.

Einrichtung in n8n

Variante A: Token

1. Erzeugen Sie im Entwicklerportal ein persönliches Zugriffstoken und notieren Sie das Ablaufdatum.
2. Legen Sie in n8n Zugangsdaten vom Typ Bearer Auth an und tragen Sie das Token ein. n8n sendet es als Header Authorization: Bearer <Token>.
3. Fügen Sie einen HTTP-Request-Knoten ein. Wählen Sie die Methode GET und die URL https://api.bexio.com/2.0/contact. Setzen Sie die Authentifizierung auf einen generischen Zugangstyp und wählen Sie Ihre Bearer-Zugangsdaten.
4. Ergänzen Sie den Header Accept mit dem Wert application/json und den Query-Parameter limit mit dem Wert 5.
5. Führen Sie den Knoten aus. Sie erhalten fünf Kontakte als JSON.

Variante B: OAuth2

1. Registrieren Sie im Entwicklerportal eine App. Tragen Sie die Redirect-URL Ihrer n8n-Instanz ein. bexio akzeptiert nur vorab registrierte Adressen.
2. Legen Sie in n8n OAuth2-Zugangsdaten mit dem Grant-Type Authorization Code an.
3. Tragen Sie als Authorization URL https://auth.bexio.com/realms/bexio/protocol/openid-connect/auth und als Access Token URL https://auth.bexio.com/realms/bexio/protocol/openid-connect/token ein. Dazu kommen Client-ID und Client-Secret aus den Details Ihrer App.
4. Tragen Sie die Berechtigungen getrennt durch Leerzeichen ein, zum Beispiel openid offline_access contact_show. Fordern Sie nur an, was der Ablauf braucht.
5. Verbinden Sie das Konto und stimmen Sie im bexio-Fenster zu. Danach nutzen Sie die Zugangsdaten im HTTP-Request-Knoten wie bei Variante A.

Nutzen Sie für den Probebetrieb und den Echtbetrieb getrennte Apps mit eigener Client-ID. Das empfiehlt bexio für Produktivumgebungen ausdrücklich.

Drei Beispielabläufe

Alle Daten sind Musterdaten.

1. Kontakt aus einem Anfrageformular anlegen: Ein Webhook-Knoten empfängt die Anfrage. Ein HTTP-Request-Knoten sucht per POST /2.0/contact/search nach der E-Mail-Adresse, etwa info@beispiel.example. Nur wenn nichts gefunden wird, legt ein zweiter Knoten per POST /2.0/contact die «Beispiel AG» an. Pflicht sind contact_type_id (1 für Firma, 2 für Person), name_1, user_id und owner_id. Die Adresse übergeben Sie in street_name, house_number und address_addition, wie es bexio-API: Änderungen und alte Schnittstelle erklärt.
2. Tägliche Übersicht geänderter Rechnungen: Ein Schedule-Trigger startet jeden Morgen. Eine Suche per POST /2.0/kb_invoice/search mit dem Feld updated_at und dem Kriterium «grösser als» liefert alles seit gestern. Ein Folgeschritt schickt die Liste ins Team-Postfach.
3. Rechnung aus einem Angebot erstellen: POST /2.0/kb_offer/{quote_id}/invoice erzeugt aus einem Angebot eine Rechnung. Lassen Sie die Positionen weg, übernimmt bexio alle des Angebots. Schalten Sie vor diesen Schritt eine Freigabe durch eine Person. Die ID aus dem Fremdsystem speichern Sie im Feld api_reference, das laut Dokumentation für Verweise auf andere Systeme gedacht ist.

Stolpersteine

• Zeitsteuerung statt Ereignis: Weil die Dokumentation keine Webhooks nennt, fragen Sie bexio per Schedule-Trigger ab. Legen Sie die Zeitzone des Ablaufs auf Europe/Zurich fest. Sonst gilt die Zeitzone der Instanz, und die ist bei selbst betriebenen Instanzen laut n8n standardmässig New York.
• Anfragelimit: Erreichen Sie das Limit, antwortet bexio mit 429. Die Header RateLimit-Limit, RateLimit-Remaining und RateLimit-Reset zeigen das Kontingent und die Sekunden bis zum nächsten Zeitfenster. Der HTTP-Request-Knoten bietet Optionen für Batching, mit denen Sie Anfragen strecken.
• Lange Listen: Standardmässig liefert bexio bis zu 500 Einträge, höchstens 2'000. Mit dem Parameter offset blättern Sie weiter. n8n kann das über die Pagination-Option des Knotens automatisieren.
• Ablaufendes Token: Ein persönliches Token endet nach 60 Tagen, und der Ablauf scheitert dann mit einem Authentifizierungsfehler. Tragen Sie die Erneuerung in den Kalender ein.
• Fehler bemerken: Hinterlegen Sie in den Einstellungen des Ablaufs einen Fehler-Ablauf mit dem Error-Trigger-Knoten. So erfahren Sie von einem Ausfall, bevor der Kunde nachfragt.
• Löschen: Löschaufrufe sind laut bexio endgültig. Bauen Sie sie nur mit Freigabe ein.

Sicherheit und Betrieb

Halten Sie Token und Client-Secret ausschliesslich in den Zugangsdaten von n8n, nie in Notizen oder im Ablauf selbst. Schützen Sie die Adresse eines Webhooks mit einer Authentifizierung oder einer IP-Freigabe, beides bietet der Knoten. Wer n8n selbst betreibt, kümmert sich auch um Updates und Überwachung der Instanz. Klären Sie ausserdem, wo Ihre Instanz läuft, wenn dort Kundendaten durchgehen.

Community-Knoten von Dritten sind Code aus öffentlichen Quellen. n8n warnt, dass sie auf die Daten Ihrer Abläufe zugreifen können und bei Updates Abläufe brechen können. Für eine Buchhaltung ist das ein Risiko, das Sie bewusst eingehen sollten. Mehr zu Alternativen ohne Programmierung steht in Zapier und Make mit bexio verbinden.

Häufige Fragen

Gibt es einen fertigen bexio-Knoten in n8n?

Prüfen Sie das in Ihrer n8n-Version über die Suche nach Knoten. Der HTTP-Request-Knoten funktioniert in jedem Fall, denn n8n bietet ihn für Dienste an, für die es keinen eigenen Knoten gibt.

Brauche ich Programmierkenntnisse?

Für einfache Abläufe nicht, aber Sie sollten JSON und HTTP lesen können. bexio bietet laut Hilfe keine Auftragsentwicklung und keine Hilfe bei der Umsetzung. Erste Schritte für Entwickler finden Sie in bexio-API: erste Schritte für Entwickler.

Darf ich die API geschäftlich nutzen?

Die Nutzung der API unterliegt den allgemeinen Geschäftsbedingungen von bexio. Die Dokumentation verweist ausdrücklich auf besondere Regeln zur kommerziellen Nutzung. Lesen Sie diese vor dem Start.

Was kostet n8n?

Ohne Lizenzschlüssel läuft die selbst betriebene Variante laut n8n als kostenlose Community-Edition. Die aktuellen Preise der Cloud-Variante nennt n8n auf der eigenen Website.

Fazit

n8n und bexio verbinden Sie mit dem HTTP-Request-Knoten und einem Token oder einer OAuth2-App. Starten Sie mit einem Sandbox-Account und einem kleinen Ablauf, planen Sie die Abfrage zeitgesteuert und beachten Sie Limit, Token-Laufzeit und Rechte. So bleibt die Automatisierung kontrollierbar.